Jak wybrać dobry program do zarządzania transportem?
Na rynku istnieje wiele narzędzi mających usprawnić i ułatwić pracę transportowców — spedytorów i przewoźników. Tak duża liczba możliwości sprawia, że wybór jest bardzo trudny. Nie wszyscy wiedzą, czego dokładnie chcą i na co powinni zwracać uwagę. Przez to wybierają na chybił trafił lub bardzo długo analizują oferty poszczególnych systemów. Przekonaj się, jak sprawnie wybrać program do zarządzania transportem.
Z artykułu dowiesz się:
- co powinien mieć dobry program transportowy,
- jakie opcje mogą Cię interesować i być Ci przydatne,
- w jaki sposób skutecznie wybrać system do zarządzania transportem.
Najważniejsze są Twoje potrzeby
Program do zarządzania transportem może mieć ogrom funkcji i możliwości, jednak nie to jest najważniejsze. Warto przede wszystkim skupić się na tym, co jest ważne dla Ciebie i w jakich obszarach Twojej pracy potrzebujesz usprawnień. Aby się tego dowiedzieć, warto przeprowadzić warsztaty ze swoimi pracownikami, którzy na co dzień pracują z klientami i kontrahentami. Oni najlepiej wiedzą, gdzie znajdują się wąskie gardła i działania, które ich obciążają lub spowalniają pracę.
Inną opcją jest audyt przez firmę zewnętrzną, który również może być przydatny. Jednak to Twoi pracownicy wiedzą najlepiej, co dzieje się w Twojej firmie i co powinien mieć przydatny im program do zarządzania transportem.
Poniżej kilka wskazówek, na co warto zwrócić uwagę, zastanawiając się nad swoimi potrzebami.
- Elastyczność — każde przedsiębiorstwo jest inne, dlatego możliwość skonfigurowania pod nie programu jest kluczowe. Dodatkowo z rozwojem firmy jej potrzeby się zmieniają, przez co program dla niej też powinien się zmieniać.
- Planowanie zleceń i poszczególnych zadań — swoboda w planowaniu i zarządzaniu zleceniami ma bardzo duże znaczenie w sprawnej pracy firmy transportowej.
- Monitorowanie postępów realizacji — bez odpowiednich narzędzi trzymanie ręki na pulsie przy wielu zleceniach może przyprawić nawet o ból głowy.
- Zarządzanie finansami — niektóre firmy wolą robić to w oddzielnym narzędziu, jednak wiele programów do zarządzania transportem ma moduł, który pozwala na kontrolę płatności i windykację.
- Klienci — to nieodzowny element wszystkich zleceń, dlatego dla wielu firm transportowych moduł CRM jest bardzo ważny.
- Integracja z systemami zewnętrznymi — dane pomiędzy programami, które dotychczas były wykorzystywane, powinny być przekazywane bez większych trudności technicznych.
- Analizy i raporty danych — jakie potrzebuje Twoja firma, z jakich obecnie korzysta i do czego są potrzebne.
Po określeniu Twoich potrzeb warto nadać im odpowiednie priorytety — które z nich muszą zostać koniecznie spełnione, a które stanowią opcjonalną korzyść z programu transportowego.
Research i testy
Gdy już wiesz, czego potrzebujesz, możesz rozpocząć poszukiwania. Przeanalizuj ofertę i możliwości poszczególnych programów do zarządzania transportem. Sprawdź, które z nich mają najważniejsze funkcje i spełniają najwięcej Twoich oczekiwań — biorąc pod uwagę również ich priorytet. Weź również pod uwagę cenę narzędzi — niektóre z nich mogą kosztować bardzo dużo, a oferować niewiele więcej niż sporo tańsze, oferowane przez konkurencję.
Po wybraniu 2 lub 3 programów przejdź do testów. Stwórz w nich konta lub skontaktuj się z działem wsparcia i zapoznaj się z interfejsem i sposobem działania. Następnie przydziel dostępy swoim pracownikom i poproś ich o korzystanie z systemów oraz zwrócenie uwagi na ich wady i zalety. Gdy już zbierzesz opinie, przeanalizuj je dokładnie i porównaj je z potrzebami, które zostały spisane na początku.
Po tym wszystkim podjęcie decyzji, który program do zarządzania transportem wybrać, powinno być dużo łatwiejsze.